Az egyetemi kutatási tevékenység, a tudományos projektek és az ezekhez kapcsolódó finanszírozás menedzsmentje kiemelt fontosságú az intézmények számára. Az Eötvös Loránd Tudományegyetem (ELTE) ezen komplex folyamatok hatékony, átlátható és egységes kezelésére hozta létre és fejleszti folyamatosan a Pályázati Elektronikus Rendszerét, röviden EPER-t. Ez a platform központi szerepet játszik az egyetemen a pályázatok benyújtásától egészen a projektek lezárásáig, biztosítva a digitális dokumentációt és adminisztrációt.
Az EPER alapjai és működésének evolúciója
Az ELTE Pályázati Elektronikus Rendszer (EPER) alapvető célja, hogy digitalizálja és egységesítse az egyetemi pályázatokhoz és kutatási projektekhez kapcsolódó adminisztratív feladatokat. Az EPER teljes körű alkalmazása 2009. január 15-től vette kezdetét, jelentős mérföldkövet jelentve az egyetem adminisztratív folyamatainak modernizációjában. Ezen időponttól kezdve az Egyetem, illetve szervezeti egységei nevében benyújtott, valamint az Egyetem által kezelt pályázatok és pályázati támogatási szerződések befogadásának feltétele az adott pályázat vagy projekt adatainak EPER-ben való pontos rögzítése. Ez a lépés alapvető fontosságú volt a transzparencia és a dokumentálhatóság biztosításában.
Az EPER fejlesztésének második szakasza sikeresen lezárult, ami jelentős bővítést hozott a rendszer funkcionalitásában. A rendszer a már meglévő pályázati és szerződéskötési felület mellett új részekkel egészült ki, amelyek lényegesen kiszélesítették a digitálisan kezelhető dokumentumok körét. Ennek köszönhetően lehetővé vált az előszerződés, a szerződéssel kapcsolatos változások, mint például a szerződésmódosítás, a változás bejelentés, illetve a beszámolók, beleértve a rész- és záróbeszámolók elektronikus tárolása is. Ez a fejlesztés tovább erősítette a rendszer központi szerepét a projekt életciklus teljes spektrumában.
A jogi kereteket és az alkalmazás kötelező jellegét az ELTE Pályázati Elektronikus Rendszer bevezetéséről és alkalmazásáról szóló 27/2008. (XII. 22.) számú rektori utasítás határozza meg, amelynek egységes szerkezetben a módosításáról kiadott 9/2010. (V. 11.) és 6/2011. (V. 10.) számú rektori utasítások tovább pontosították a működési elveket. Az utasítások rögzítik, hogy 2011. június 1-e után a fenti dokumentumok csak és kizárólag az EPER-ben való rögzítés után, a rendszer által generált kísérőlap csatolásával fogadhatók be. Ez a rendelkezés azt jelenti, hogy a papír alapú dokumentumok önmagukban már nem elegendőek, az elektronikus rögzítés vált az alapvető feltételévé a hivatalos befogadásnak.
Az EPER bevezetése és folyamatos fejlesztése az ELTE azon stratégiájának része, amely a közigazgatási és kutatásmenedzsmenti folyamatok modernizálására irányul. A rendszer nem csupán egy adatbázis, hanem egy integrált platform, amely a pályázó kutatóktól kezdve a tanszékvezetőkön át a pénzügyi osztályokig minden érintett számára egységes hozzáférést és kezelhetőséget biztosít a projektinformációkhoz. Ennek eredményeként jelentősen csökken az adminisztratív terhek mértéke, javul az adatok pontossága és naprakészsége, valamint felgyorsulnak a belső ellenőrzési és jóváhagyási folyamatok. A digitalizált workflow révén minimalizálódik a hibalehetőség, és növekszik az egész pályázatkezelési folyamat hatékonysága. Az EPER tehát kulcsfontosságú eszköz az ELTE tudományos outputjának és versenyképességének fenntartásában és növelésében.
Az EPER használatának alapjai és a pályázati folyamat lépései
Az ELTE Pályázati Elektronikus Rendszer (EPER) használata a kutatók és adminisztratív munkatársak számára egyaránt intuitív felületet biztosít a pályázatok és projektek kezeléséhez. A rendszer az EPER főmenü alatt érhető el, így könnyedén megtalálható és megközelíthető az egyetemi intranet felületén. A belépés után a bal oldali menüsorban ki kell választani a megfelelő felhívást, amelyre a felhasználó pályázni kíván. Erre rákattintva, a jobb felső sarokban megjelenő „új pályázat” kék alapszínű gombra kattintva lehet elérni a pályázati felületet, ahol a pályázat rögzíthető.
A pályázat létrehozása során kiemelten fontos a gyorsaság. A rendszer időkorlátja miatt érdemes minél gyorsabban létrehozni a pályázatot, akár a kötelezően kitöltendő mezőkbe tetszőleges karakterek beírásával, ugyanis ellenkező esetben esetleg az egész rögzítést újra kell kezdeni. Ez a gyakorlat biztosítja, hogy a felhasználó ne veszítsen el adatokat a rendszer inaktivitása miatt, és később, nyugodtabb körülmények között precízen kitöltheti a pontos információkat. A sikeres létrehozás után a pályázat bármikor újra szerkeszthető, ami rugalmasságot biztosít a benyújtás előtti finomhangoláshoz és kiegészítésekhez.
Az EPER egyik előnyös tulajdonsága, hogy lehetőséget biztosít a kutatóknak, hogy egy pályázatot az érintett tanszék bármely kutatójának nevében elindítsanak. Ez akkor fordulhat elő, ha a saját azonosítónkkal belépve a pályázatot valaki más nevében rögzítettük, és kiválasztottuk a tényleges témavezetőt a listából. Ez a funkció megkönnyíti az adminisztratív terhek megosztását és a tanszéki szintű együttműködést a pályázatírás során.
Fontos megjegyezni, hogy az EPER-ben történő pályázatok benyújtásának részletes technikai leírását minden esetben az adott pályázati kiírás tartalmazza. Ez biztosítja, hogy a pályázók pontosan tudják, milyen specifikus elvárásoknak kell megfelelniük az adott felhívás esetében. A rendszer által létrehozott ELTE adatlapok a bevitt adatok alapján automatikusan generálódnak, legyen szó pályázáshoz, elő/szerződéskötéshez, szerződésmódosításhoz, változás bejelentéshez, rész- és záróbeszámolóhoz szükséges dokumentumokról. A rendszer által generált dokumentumok nagymértékben hozzájárulnak az egységes dokumentációhoz és az adminisztráció egyszerűsítéséhez.
A szerződéskötés folyamata az EPER-ben szigorú szabályokhoz kötött. Szerződés csak „nyert” státuszú pályázathoz indítható, ami logikus lépés a támogatási források felelős és szabályozott felhasználása érdekében. Ez a megkötés biztosítja, hogy csak a sikeresen elbírált és finanszírozásra alkalmasnak talált projektekhez induljon el a szerződéskötési folyamat, megakadályozva ezzel a felesleges adminisztratív munkát és az erőforrások pazarlását. Az EPER tehát nem csupán egy adatgyűjtő rendszer, hanem egy komplex irányítási eszköz, amely a pályázatok teljes életciklusát szabályozza, a benyújtástól a szerződéskötésen át a jelentéstételig.
Adatkezelés és rendszerintegráció: A Neptun és EPER kapcsolata
Az ELTE Pályázati Elektronikus Rendszer (EPER) működésének egyik alapvető pillére az Egyetem központi tanulmányi és adminisztratív rendszerével, a Neptunnal való szoros integráció. Az EPER ezeket az adatokat a Neptun személyi adattörzséből veszi, ezzel biztosítva az adatok egységességét és naprakészségét az egyetemen belül. Ez az integráció elengedhetetlen ahhoz, hogy a pályázatokban szereplő személyes és szervezeti adatok megbízhatóak és pontosak legyenek, minimalizálva a manuális adatbevitelből adódó hibalehetőségeket.
A Neptunnal való kapcsolat azonban bizonyos esetekben kihívásokat is tartogathat. Amennyiben Ön a Neptunban nem megfelelő szervezeti egységnél szerepel, az EPER-ben sem jelenhet meg ott a jó adat. Ez a helytelen beállítás akkor fordulhat elő, ha a Neptunban a szervezeti egység nincs megfelelően beállítva. Az ilyen adateltérések komoly problémákat okozhatnak a pályázatok benyújtása során, hiszen a rendszer a tanszékekhez, intézetekhez vagy egyéb szervezeti egységekhez köti a kutatók tevékenységét.
Amennyiben ilyen probléma merül fel, és a felhasználó hibás szervezeti egységhez van rendelve, az érintett kar Neptun adminisztrátora tud segíteni a helyes adatok beállításában. Emellett az ELTE belső felületén, a Q-térben (qter.elte.hu) bejelentkezés után az elektronikus ügyintézés/alkalmazotti adatlap menüpontban új adatlapot kell indítani, és abban megadni a megfelelő szervezeti egységet. Ezek a lépések kulcsfontosságúak az adatok korrigálásához, és biztosítják, hogy a kutatók adatai pontosan tükrözzék a valós szervezeti hovatartozást.
Annak ellenére, hogy egy kutató a Neptunban hibás adatokkal szerepel, a pályázat rögzíthető az EPER-ben. A felületen a későbbiekben megadott felelős szervezeti egységnél ki lehet választani a helyes tanszéket. Ez a rugalmasság lehetőséget ad a pályázónak, hogy ne akadályozza meg azonnal a pályázat rögzítését egy adminisztratív hiba, hanem később korrigálható legyen a szervezeti besorolás. A rendszer a belőle készíthető listákban az itt lévő adatot veszi alapul, ami azt jelenti, hogy a kimeneti dokumentumokban és kimutatásokban már a helyes, utólagosan beállított szervezeti egység fog szerepelni. Fontos tehát, hogy még a pályázat véglegesítése előtt minden esetben ellenőrizni és szükség esetén korrigálni kell ezeket az adatokat.
Egy másik fontos szempont, hogy előfordulhat, hogy a kiválasztani kívánt kutató dolgozói Neptun azonosítóval rendelkezik, de még nem lépett be soha az EPER-be. Ebben az esetben is szükséges lehet az adminisztratív segítség a rendszerbe való bekerüléshez és az adatok szinkronizálásához. Az EPER és a Neptun közötti szoros kapcsolat tehát mind a hatékonyság, mind az adatok pontossága szempontjából kiemelten fontos, és a felhasználóknak érdemes tisztában lenniük azzal, hogyan kezeljék az esetleges adateltéréseket a zökkenőmentes pályázatkezelés érdekében.
Kutatószervezeti regisztráció és hozzáférési szintek az NKFI Hivatal rendszerében
Az ELTE EPER rendszere szorosan kapcsolódik a szélesebb nemzeti kutatásfinanszírozási infrastruktúrához, különösen az Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (NKFI Hivatal) elektronikus pályázati rendszeréhez, amelyet gyakran EPR néven említenek. Az intézmények, mint például az ELTE, a regisztrációval közvetlen kapcsolatba kerülnek az NKFI Hivatal elektronikus rendszerével, ami alapvető feltétele a nemzeti szintű pályázatok benyújtásának és kezelésének. Ez az integráció biztosítja, hogy az egyetemi kutatások ne csak belsőleg, hanem országos szinten is megfelelően adminisztrálhatók és nyomon követhetők legyenek.
A regisztrált intézmény kijelölt adminisztrátora kulcsszerepet játszik ebben a folyamatban, hiszen ő regisztrálhat új kutatót az intézményhez, vagy annak valamelyik kutatóhelyéhez. Amennyiben egy kutató még nincs regisztrálva az elektronikus pályázati rendszerben (EPR), az intézményénél kijelölt adminisztrátorhoz szükséges fordulni, aki elindítja a regisztrációs folyamatot. Ez a centralizált regisztráció biztosítja az adatok egységességét és a jogosultságok megfelelő kezelését az intézményi hierarchia mentén.
Az újonnan regisztrált kutató adatait minden esetben az NKFI Hivatal munkatársai ellenőrzik. Ennek a lépésnek elsődleges célja, hogy egy személy adatai többször ne szerepeljenek az adatbázisban, elkerülve a duplikációkat és biztosítva az adatok integritását. A kérelem jóváhagyása és a regisztráció (intézményi adminisztrátor általi megerősítése) után a Hivatal illetékes munkatársa csatlakoztatja a személyt a projekthez, és rögzíti a kérelemben foglalt adatokat. A személyi adatokban történő változásokat a kutatók maguk módosítják az elektronikus rendszerben, ami fenntartja az adatok aktualitását és a kutatók önállóságát az önmenedzselésben. Az EPR-ben történő regisztrálás az NKFI Hivatal részéről általában 14 munkanap alatt megtörténik, ami egy reális időkeret a szükséges ellenőrzések és jóváhagyások elvégzésére.
A rendszerben különböző szerepkörök vannak definiálva, amelyekhez eltérő hozzáférési szintek tartoznak, biztosítva a feladatok elosztását és az adatok védelmét. A mellékelt adatlapon meg szükséges adni az egyes szerepkörökre kijelölt személyeket, és az adatlaphoz mellékelni szükséges az intézményvezető, és az intézmény pénzügyi vezetőjének 3 hónapnál nem régebbi aláírási címpéldányát.
A legfontosabb szerepkörök és hozzáféréseik a következők:
- Intézmény Vezető (IV): Az intézményvezető, vagy az általa kijelölt személy, hozzáférést kap az intézményhez tartozó minden finanszírozott kutatás, továbbá folyamatban lévő pályázat valamennyi adatához. Ez a jogosultság lehetővé teszi számára, hogy azokból az intézmény vezetése részére adatokat szolgáltathasson és kimutatásokat készíthessen, átfogó képet kapva az intézmény kutatási portfóliójáról.
- Intézmény Pénzügyi Vezető (IPV): Hasonlóan az intézményvezetőhöz, az intézmény pénzügyi vezetője is hozzáférést kap a releváns adatokhoz, különös tekintettel a pénzügyi információkra. Ez a pozíció kulcsfontosságú a támogatások felhasználásának nyomon követésében és a pénzügyi elszámolások ellenőrzésében.
- Intézményi Adminisztrátor (IA): Ez a szerepkör, amelyet gyakran a pályázati felelős vagy ügyintéző tölt be, átfogó hozzáférést biztosít az intézményhez tartozó minden finanszírozott kutatás, valamint a folyamatban lévő pályázatok valamennyi adatához. Az adminisztrátor feladata az adatszolgáltatás és a kimutatások készítése az intézmény vezetése részére, valamint a kutatók regisztrációjának és jogosultságainak kezelése.
- Intézmény Pénzügyi Referense (IPR): Az intézmény pályázati pénzügyeit kezelő munkatársként (pl. gazdasági ügyintéző, számviteli munkatárs) az IPR hozzáférést kap az NKFI Hivatal adatbázisban szereplő valamennyi, az intézményhez tartozó pénzügyi adathoz. Ezzel a hozzáféréssel képes az intézmény vezetése részére adatokat szolgáltatni és kimutatásokat készíteni a pénzügyi helyzetről és a forrásfelhasználásról.
Ez a differenciált hozzáférési rendszer biztosítja, hogy az információk megfelelő kezekbe kerüljenek, és mindenki a saját feladatkörének megfelelően férhessen hozzá a szükséges adatokhoz, optimalizálva ezzel a döntéshozatali és ellenőrzési folyamatokat.
Publikációk kezelése és MTMT integráció az EPER/EPR rendszerben
A tudományos publikációk és azok hatásának mérése elengedhetetlen része a kutatási tevékenység értékelésének és a pályázatok elbírálásának. Az NKFI Hivatal rendkívül nagy hangsúlyt fektet az adatok hitelességére és pontosságára, ezért a publikációk, valamint a közleménystatisztikai táblázat esetén az NKFI Hivatal az MTMT (Magyar Tudományos Művek Tára) adatait tekinti hivatalosnak és ezen adatbázis alkalmazását javasolja a kutatóknak. Ennek megfelelően az EPR rendszert felkészítették az MTMT adatainak fogadására a publikációs listák és a közleménystatisztikai táblázat tekintetében, jelentősen megkönnyítve ezzel a kutatók munkáját és garantálva az adatok konzisztenciáját.
Válogatott közlemények importálása pályázatokba
A pályázatokhoz gyakran szükséges a kutató legfontosabb, úgynevezett „válogatott közleményeinek” bemutatása. Az MTMT és az EPR közötti integráció lehetővé teszi ezen adatok hatékony átvitelét:
- Előkészítés az MTMT-ben: Először az MTMT rendszerében kell előkészíteni a válogatott közleményeket. A közlemények kijelölése után (akár egyenként, akár csoportosan) a "Lista" menüpont "Hozzáadás a válogatott közleményekhez" funkciójával állítható be a listán való megjelenés. Ugyanitt az eltávolítással vehetők le a listáról a közlemények. A lista aktuális tartalma a bal panel listák szekciójában tekinthető meg, ahol a kutató ellenőrizheti a kiválasztott elemeket.
- Importálás az EPR-be: Ezt követően a válogatott közlemények behívhatóvá válnak az EPR-ben a „válogatott közlemények / Közlemények importálása” oldalon. Fontos figyelmeztetés, hogy minden esetben győződjön meg az importált adatok megfelelőségéről, mielőtt folytatná a folyamatot. Az oldal alján az „Importálás” gomb megnyomásával közleményei áttöltődnek az EPR-be.
- Hozzáadás a pályázathoz: Az adatok EPR-be való áttöltése után még nem kerülnek be automatikusan a pályázatba. Ehhez nyissa meg a szerkesztés alatt álló pályázatát, majd kattintson a „Pályázat részletei” legördíthető menü „Közl.” pontjára. Ekkor megjelenik a „Válogatott közlemények” oldalon importált közlemények listája. A táblázat első oszlopában elhelyezett szövegdobozok megjelölésével kiválasztható a pályázathoz csatolni kívánt legfeljebb 10 közlemény. Az utolsó oszlopban láthatók a kiválasztott közlemények Scopus folyóiratrangsorban elfoglalt rangszámai. Amennyiben egy adott közlemény több Scopus-kategóriához („Subject Category”) is rendelhető, a rendszer alapértelmezésként a legkedvezőbb rangszámot tünteti fel, maximalizálva ezzel a pályázó esélyeit.
A kiválasztott válogatott közlemények alatt elhelyezett szövegdobozban rögzíthető a 10 kiválasztott közleményben való szerep („Author Contributions”), esetleges megosztott első/utolsó szerzőségre vonatkozó információ, továbbá az is, hogy az egyes közlemények hogyan kapcsolódnak a benyújtott pályázathoz. Ez a rész rendkívül fontos a pályázat értékelése szempontjából, mivel rávilágít a kutató konkrét hozzájárulására és a publikációk relevanciájára. Ugyanitt rögzíthető a teljes életmű összesített impakt faktora is, ami további súlyt ad a tudományos teljesítmény bemutatásának (összesen 3 000 karakter áll rendelkezésre erre a célra).
Közlemények csatolása szakmai beszámolókhoz
Támogatott kutatások esetében a munkaszakaszonként benyújtandó szakmai beszámoló része a projekt megvalósításához kapcsolódó közlemények listája. Ez a lista - a manuális rögzítés mellett - importálható is az MTMT adatbázisából, ami ismét megkönnyíti a kutatók adminisztratív terheit. A közlemény címe előtt megjelenő szövegdobozra kattintva kijelölhető a beszámolóhoz csatolni kívánt közlemény. Ezután a megjelenő legördülő menü segítségével nyilatkozni kell a projekt támogatás adott közleményben történt feltüntetéséről, ami alapvető elvárás a támogatott kutatások eredményeinek kommunikálásakor. Itt is rendkívül fontos a „Figyelem!” felhívás, mely szerint minden esetben győződjön meg az importált adatok megfelelőségéről, mielőtt az „Importálás” gomb megnyomásával az adatok áttöltődnek az EPR-be, illetve a pályázatba.
Az MTMT és az EPR/EPER rendszerek közötti integráció tehát nem csupán egy technikai megoldás, hanem egy stratégiai lépés is a kutatásmenedzsment hatékonyságának növelése és az adatok hitelességének biztosítása felé. Segítségével a kutatók kevesebb időt tölthetnek adminisztrációval, és több figyelmet fordíthatnak a tudományos munkára, miközben az egyetem és a finanszírozó szervezetek pontos, naprakész és validált adatokhoz jutnak a kutatási eredményekről.